לא פעם אני מתכננת לבצע משימה עם תאריך סיום , רושמת את המשימה ביומן, כותבת על נייר "ממו" דביק בצבעים עזים ומדביקה אותם על מסך מחשב ומקרר. כותבת על דף המשימות היומי ו… יום למחרת מעתיקה את אותה המשימה שוב למשימות של אותו יום ודוחה אותה ליום הבא. שמה לב שתאריך סיום המשימה היה כבר לפני שבוע, מתעצבנת עוד יותר ומחליטה שהיום אני שוכחת ממנה ולא עושה אותה, דווקא!!
הדווקא היא פגיעה בעצמי, אני מבינה את זה, כועסת על עצמי ומחליטה לסיים עם המשימה ולא לדחות אותה, לא משנה מה. האם ההחלטה עוזרת? לא תמיד. החלטתי לבדוק וליישם את השיטות העוזרות להתגבר על הדחיינות של ביצוע עבודה או משימות קטנות וגדולות. להלן טבלה המרכזת את השיטות להתגבר על דחיינות. לאחר מכן אפרטת את השיטות ואפרט את השיטות שלי להתמודדות עם דחיינות.
| תכננו את סדר היום שלכם – מסמרו זמן ביומן |
| קבעו מטרות ספציפיות, ריאליות וברורות |
| חלקו מטלות גדולות למטרות קטנות. חלקו את העבודה למקטעים של עשר דקות |
| הגדירו יעדים וצאו לדרך, תפסיקו לסבך דברים |
| סלחו לעצמכם על דחיינות |
| תשנו את סביבת העבודה |
| קבעו זמן להפסקות, הירגעות ומנוחה |
| הניעו את עצמכם התמקדו ב"למה זה כדאי לי" |
| התרחקו מהמקרר ותתקרבו אליו רק בהפסקות (לא אחראית על המשקל שלכם) |
| תמצאו חבר לעבודה |
| תנו לעצמכם פרס |
מי שתהה מה היא ההגדרה של דחיינות וקיווה שהוא לא נכנס תחת ההגדרה, להלן הגדרה פשוטה וברורה מה היא דחיינות:
הגדרה: דחיינות היא התנהגות המתאפיינת בדחייה או הימנעות של אדם מביצוע פעולה או מטלה שהוא מעוניין או צריך לבצע. (מתוך ויקיפדיה)
בדרך כלל הדחיינות נגרמת בגלל ביצוע משימה משעממת או מורכבת שנמצאת קצת מחוץ לנקודות הנוחות שלנו. זה לא יעודד, אבל רובנו כ % 95 מדווחים שסובלים מדחיינות או סחבת בביצוע מטלות.
השיטות המפורטת של איך להתגבר על דחיינות
תכנון סדר יום
תכנון והגדרה של יום חדש (עוד בערב יום לפני) עוזר לבצע ולסיים יותר משימות. מה שמביא לתחושת עשייה וסיפוק. אם לא נכניס את המשימות ביומן או נרשום ב To Do List|, הסיכוי שנבצע אותן קטן ובהרבה.
ישנן תוכנות רבות ומגוונות לניהול המשימות, אבל ניתן להסתפק ביומן גוגל, יומן פיסי רגיל ועתיק של דפים או רשימה יומית של מטלות היום על דף נייר פשוט.
קביעת מטרות
קביעת מטרה ברורה, הניתנת להשגה וליישום שלה. בזמן שאנחנו יודעים מה הכיוון שלנו ויודעים את הסיבה זה מעלה את המוטיבציה שלנו להתגבר על הדחיינות ולבצע את המשימות המובילות אותנו למטרה הסופית.
חלוקה של מטלות גדולות לקטנות
מטלות גדולות יכולות "להפחיד", רצות לנו בראש מחשבות על שעות של סבל בזמן ביצוע מטלה משעממת או בלתי נסבלת. לכן נפרק את המטלה הגדולה לתתי משימות שאת כולן לא חייבים לסיים באותו יום. כך ניצור מטלות פחות "מאיימות" שנוכל לסיים איתן בזמן קצר יותר.
כל משימה או מטלה ניתן לפרק לחלקים קטנים יותר על ידי תחימה של זמן. ניקח שעון טיימר שנמצא בטלפון נייד ונכוון לעשר דקות. בדקות אלה נעסוק אך ורק בביצוע והתקדמות שלנו במשימה. לאחר עשר דקות של עשייה יתכן ולא נרצה להפסיק לעבוד על המשימה מייד. גם אם נעשה הפסקה, יכול להיות שתחוו את אפקט זייגרניק – אנשים זוכרים את המשימות הלא גמורות יותר טוב ממשימות גמורות, מה שיגרום לנו לרצות להיפטר מזכרון זה ולסיים את המשימה.
הגדרת יעדים
ישנן משימות מורכבות שרק המחשבה עליהן מכניסה אותי לדיכאון או חשש שאין לי מושג איך לבצע את המשימה. לכן השיטה אומרת " תעשה את זה וזהו" ! בלי מחשבות ותכנונים מיותרים ולא בעוד חמש דקות או שעה. להתיישב > לפרק את המשימה ליעדים > לבצע. ברגע שהתחלתם את המשימה, גם אם הביצוע לא מושלם, תמיד ניתן להוסיף או לתקן. פסיכולוגית, זה יותר קל מלהתחיל משימה חדשה מהתחלה.
לסלוח לעצמי על דחיינות
במחקר שנערך בארה"ב, על קבוצת סטודנטים עם נטייה לדחיינות. הממצאים הראו את הדבר הבא: סטודנטים שסלחו לעצמם על הדחיינות שלהם ללמוד למבחן ראשון, היו דחיינים הרבה פחות בלמידה למבחן השני שלהם. סלחנות מאפשרת לאנשים להתגבר על התנהגויות הלא טובות מהעבר, ולהתמקד במשימה הבאה שלפניהם.
לשנות את סביבת העבודה
בואו נשים לב למקום ולשעה בה אנחנו מבצעים את המטלות.
האם המקום שקט או רועש, יש מספיק אור? המקום נוח לישיבה ולא צפוף מדי? אולי התראות מהטלפון הנייד או אלה שקופצות על מסך המחשב מפריעות לרצף העבודה? האם העייפות או צעקות הילדים מוציאים אותנו מריכוז?
מה בסביבת העבודה שלנו עוזר או מפריע לנו להיות פרודוקטיבי? לקריאת מאמר על איך לארגן פינת עבודה פרודוקטיבית.
כשאנחנו עומדים בפני משימה מורכבת ומאתגרת צריך להתאים את הסביבה לעבודה, יתכן ולגמרי לשנות את חדר העבודה? להכניס למרחב הביתי יותר צבעים? לצאת לעבוד בבית קפה או בכלל במקום עם נוף מדהים? אולי לשנות את שעות העבודה, בהם יש פחות הפרעות מבחוץ. יתכן ויספיק רק לשים את הטלפון הנייד על שקט או בחדר אחר.
יש זמן להפסקות ולמנוחה
מנוחה עוזרת לנו להישאר מרוכזים ובעלי מוטיבציה גבוהה, לכן צאו להתאוורר מחוץ לבית ואל תקזזו בשעות שינה כדי להספיק לבצע יותר מטלות.
הפסקות במהלך יום עבודה הן חיוניות לביצוע עבודה בצורה פרודוקטיבית. תקראו כאן על הפסקות יעילות.
אם קשה לך לקום להפסקה במהלך יום העבודה, תזכורת או שעון מעורר יקפיצו אותך להפסקה. אפילו אם לא נצא לכל ההפסקות, אחדות מהן במהלך היום יתרמו לריכוז וביצוע מהיר יותר של המשימות.
"למה כדאי לי לעשות את זה"
מוטיבציה היא הכוח המניע וגם זה שעוזר להתגבר על הדחיינות. לכן נחשוב על חשיבות המשימה להשגת המטרות או החלומות שלנו. למה בכלל לבצע את המשימה? מה זה יתן לי? נמצא בכל משימה קטנה וגם גדולה את המשמעות עבורנו גם כאשר המטלה ניתנה לנו על ידי הבוס שלנו.
שמור מרחק מהמקרר
חשוב במיוחד כשעובדים מהבית. כמה פעמים חשבת על הפסקה וכיוון ההליכה היה ישר אל המקרר? כשאנחנו עומדים בפני משימה מורכבת איכשהו הרעב מתגבר, למרות שאכלנו לפני חצי שעה..
מקרר הוא הסחת דעת אחת גדולה בזמן העבודה והמודעות לכך או התרחקות פיזית מהמקרר יכולה בהחלט לעזור לסיים את המטלות מהר יותר.
עובדים ביחד
אפשר להודיע או להכריז לאדם שאנחנו מרגישים מחויבים לו "אני עושה את המטלה הזאת עד לתאריך X" ברגע שהתחייבנו בפני מישהו אחר על מועד סיום המשימה וגם צריכים לעדכן אם עמדנו במחויבות שלנו והשלמנו את המשימה. הדבר דוחף קדימה והסיכוי שנסיים בזמן את המשימה הוא גדול מאוד.
שיטה נוספת היא לבצע את המשימות עם אדם נוסף או מספר אנשים. קביעת פגישת עבודה, כאשר יושבים עם אדם נוסף או מספר אנשים ועובדים על משימות שונות של כל אחד אבל עושים את זה כקבוצה. שוב יש את עניין המחויבות להתייצב לפגישה וגם ההרגשה שאני לא לבד מתמודד עם הקושי, הרגשת השותפות עוזרת להתגבר על הדחיינות ולבצע את המשימה יותר מהר, בלי למרוח אותה עם מלא הפסקות באמצע.
עם התקדמות טכנולוגית ובמיוחד בזמני הסגר שחווינו עקב מחלת הקורונה, התפתחו מספר שירותים הפועלים על השיטות שפורטו למעלה. אחת מהן היא:
Focus Mate – נרשמים בקלות וקובעים מפגש של שעה בלוח שנה שנפתח לך ברגע שנרשמת. בלוח שנה הפרוס למשך השבוע הקרוב, רואים את מי שכבר נרשם ביום ובשעה מסוימת. אתר נוח וקל לשימוש המלווה בסרטוני הסבר.
עלות: חבילת הבסיס חינמית ומוגבלת ל 3 מפגשים בשבוע, חבילה בתשלום של 5$ לחודש היא ללא הגבלה של מפגשים.
מגיע לי פרס!
השיטה האהובה עלי! תחשבו איך תפנקו את עצמכם לאחר ביצוע טוב של המשימה המורכבת שדחיתם כבר מספר ימים. הפרס יכול להיות חפץ או פעילות כיפית בחוץ. פשוט תרשמו את הפינוק שתעניקו לעצמכם ביומן. כמובן הפרס תואם קשר ישיר למורכבות וגודל המשימה.
יישום השיטות בפועל על ידי
אני כבר כשנה מעדכנת את יומן הגוגל שלי במשימות השבועיות שלי. אם ישנן משימות קבועות אז הן רשומות מראש למשך השנה הקרובה. לא מרבה בצבעים ומשתמשת בשלושה מהם:
- משימות הקשורות לעבודה – כחול
- משימות שלא קשורות לעבודה – ירוק
- משימות כיפיות (כמובן בצבע עליז ביותר) – בעיקר כל מה שקשור לחופש וכן, מדובר גם במשימות.
כל מה שקשור לזמן הביצוע אם זה בשעות הבוקר, צהריים או ערב. אם הזמן אנחנו מתחילים להבין אילו מטלות קל לנו לעשות בשעות הבוקר, סמוך לשעת ההשכמה, בצהריים, כשאנחנו בשיא הפעילות שלנו או בערב כשמרגישים את העייפות הנצברת של יום עבודה פורה.
לי יותר קל לעשות בבוקר את המשימות הדורשות ריכוז, כמו כתיבת מאמרים. בנוסף, נשארת הרגשה טובה המלווה אותי אחר כך שסיימתי עם המשימה הלא פשוטה או לפחות התקדמתי בה.
משימות מורכבות יותר, מעדיפה לבצע לפני שעות הצהריים, כך אני עדיין לא עייפה. בשעות הצהריים עושה את המטלות הדורשות פחות חשיבה, אלה הן פעולות של עדכון, קריאה וסדר .
כשלבסוף מגיע ערב, אפשר לתכנן את היום הבא, להוסיף או להוריד משימות, לעשות הליכה או פעילות ספורטיבית, משימות שלא דורשות ישיבה ממושכת מול מחשב.
משימה מורכבת שרשומה אצלי ביומן אני לפעמים מפרקת לתתי משימות ורושמת אותן על הדף. זה ממש כיף להעביר קן ולמחוק את המשימה שכרגע סיימתי!
מה שעוזר לי להמשיך ברצף ולא לקום מהמחשב לאחר מספר דקות של עבודה, הוא שעון הטיימר שאני מכוונת למשך חצי שעה (כל אחד יכול לבדוק מהו הזמן המקסימלי בו הוא יכול להתרכז רצוף בלי שהמחשבות שלו הולכות למקום אחר ולא מתמקדות בביצוע המשימה).
קשה לי לסלוח לעצמי על דחיינות וזה בסדר. לפי דעתי זהו תהליך שלוקח זמן ועבודה עם עצמנו. אז אני לוקחת זמן ובינתיים סולחת לעצמי על כך שאני לא סולחת לעצמי על הדחיינות.
את פינת העבודה או מקום בוא אני עובדת רוב שעות היום, שיניתי מספר פעמים. בעיקר את המיקום של השולחן, כך שלא יהיה עם הגב לדלת, יהיה מספיק אור טבעי בחדר ובנוסף רכשתי מסך מחשב – מומלץ ביותר! בזמן רעשי רקע המגיעים מבחוץ ומקשים על הריכוז אני שמה מוסיקת רקע, בעיקר פלייליסט מיוטיוב של "מוזיקה לעבודה ", אפשר להיעזר באוזניות כשהרעש מבחוץ ממש חזק.
אם בא לי להתאוורר קצת והמשימה לא מצריכה ריכוז, אני יוצאת פעם בשבוע לבילוי עם עצמי בבית קפה למשך שעתיים.
אני בעד שינוי פעילות באמצע היום, למשך זמן מוגבל. למשל אם אתם עובדים מהבית והתנאים מאפשרים לעשות מנוחה באמצע היום, תנצלו את הקירבה למיטה ותשכבו או אפילו תעשו שנת צהריים, למה לא? את שעות הבוקר או הערב אני מנצלת לפעילות ספורטיבית, כדי לאזן את השעות הארוכות שאני מבלה בישיבה וגם להתאוורץ זה עוזר ולהיפטר ממחשבות מטרידות או למצוא להן פתרונות מקוריים.
כדי לתרגל ולראות את התמונה הסופית, הרחוקה ממני אפילו שנה או חמש שנים. אני כל בוקר כותבת אותה על דף ומדמיינת את עצמי שם, את המקום ומה אני מרגישה שם – בעתיד. זה גורם לי להרגיש טוב בבוקר, למרות המשימות המעצבנות העומדות לפניי בהמשך היום.
לפני שאני מתיישבת ומתחילה לעבוד, אני מכינה לידי בקבוק מים, טישו במידת הצורך וכל דבר שאני חושבת שאזדקק, כדי שלא יהיה לי אפילו תירוץ אחד קטן לקום באמצע המשימה או לפני שעברו שלושים דקות מתחילת הסשן הנוסף שלי בעבודה.
חלק מהמשימות אני מעדיפה לעשות בספריה, יש בה אווירת עבודה, שקט יחסי, לא מרגישים בודדים ויש חברי צעירים. משימות הדורשות פחות ריכוז, כיף לעשות ביחד עם הילדים, בזמן שהם עובדים על שיעורי הבית שלהם. כמובן שזה מלווה בשאלות ותהיות באמצע, אז תהיו מוכנים שלא יהיה רצף בעבודה שלכם.
את האמת אני לא טובה ולא מקורית בלפנק את עצמי, את אחרים דווקא כן. לכן, אחרי סיום יום עבודה או משימה ארוכה ומתישה, אני אוהבת לראות פרק בסדרת טלוויזיה טובה או פרק מסדרת ריאליטי. המוח שלי נח ומתאחד עם גיבורי הסדרה.
סקרתי פה מספיק שיטות, אז תתחילו להתנסות בהן. לבסוף יהיו לכם שיטות המתאימות לכם להתגבר על דחיינות שכולנו חווים.
אולי תמציאו שיטות נוספות, יתכן ויש לכם כבר שיטות נוספות או חדשות. אשמח אם תחלקו אותם עם כולנו, כאן למטה בתגובות.
צא ותעשה את זה עכשיו JUST DO IT NOW
