כלים למנהל לניהול מרחוק
המגמה החלה הרבה לפני הקורונה, קורונה היתה בסך הכל זרז להקדמת תקופה שלמה, הכוללת גם עבודה מהבית. ישנם עסקים שחזרו באופן חלקי לעבוד במשרדי החברה וישנן חברות , בינהן חברות גדולות בה העובדים ממשיכים לעבוד מהבית והמנהלים צריכים לנהל את העובדים מרחוק. כשזה טוב לחברה ולעובדים ,מצב ה – WIN WIN תמיד מנצח את הכל.
חברות קטנות או עצמאים המעסיקים פרילנסרים מיישמים את השיטה הזאת כבר מספר שנים ולאחרונה מתווסיפות חברות נוספות בהן מתקיימת העבודה מרחוק.
אז מה העקרונות החשובים לניהול עובדים או צוות מרחוק:
- לקבוע ולנהל שגרת עבודה יומית
- לקבוע מועדים ואופן ההתקשרות במהלך יום העבודה
- להגדיר משימות יומיות ולעקוב אחרי ביצוען
- הגדרה ברורה על פי מה כל עובד נמדד
- על כל עובד לדאוג לסביבת עבודה נטולת הפרעות
- ללמוד מהצלחות ולבחון מה צריך לשפר וליעל ומה לשמר
בהמשך אציין את התוכנות העוזרות לניהול ומעקב אחר עבודה מרחוק, אבל קודם נפרט ונרחיב את הסעיפים הרשומים מעלה כדי להקל על ניהול העובדים מרחוק.
קביעת שגרת עבודה יומית וניהולה
כאשר שעת התחלת עבודה לא נקבעת על ידי הגעה פיזית של כל עובד למשרד, חשוב לקבוע שעות עבודה ברורות וקבועות . מה שיאפשר לכל עובד לתכנן את יום העבודה שלו ואת משימותיו, הקשורות לעבודה ולחיים הפרטיים. בנוסף יעזור לבצע הפרדה בין שעות עבודה לשעות הפנאי.
אופן התקשרות יומית
האתגר בעבודה והניהול שלה מרחוק הוא בקיום תקשורת הדומה לתקשורת המתקיימת בעבודה המשרדית. איך ננהל תקשורת אפקטיבית בה מעורבים לפעמים יותר משני עובדים? נודה להתקדמות התכנולוגית ,היום יש מגוון ערוצי תקשורת כמו: ווטסאפ, מייל, זום ועוד תוכנות אשר יצאו לשוק בשנה הקרובה (אפקט הקורונה) . מצד אחד ריבוי תקשורת , הודעות שתוקפות אותנו מכל הכיוונים פוגע בריכוז ותיפקוד תקין, מצד שני חוסר הבנה של משימה או הסבר לא תקין הנובע מתקשורת לא ישירה, יכול לפגוע במשימה שלמה בה מעורבים מספר עמיתים, סוג של תגובת שרשרת. משימה שצריך לתקן או אשר מתבצעת בחוסר יעילות היא בזבוז זמן עבודה.
הדרך להתמודדות היא ניהול לוח זמנים קבוע להתקשרות בין העמיתים והתאמה של סוג התקשרות לערוץ תקשורת נכון ומתאים.
הלו"ז לתקשורת יומית:
– בוקר – פגישה אחד על אחד או צוותית לעדכון של דברים חשובים כדי לקבוע את סדר היום.
– צהריים – עדכון בווטסאפ או מסנג'ר לגבי קצב ההתקדמות ועמידה ביעדים. בדיקה אם צריך פידבק נוסף.
– סוף יום עבודה – אימייל המסכם יום עבודה הכולל נקודות להתיעלות ותכנון המשימות למחר .
– במהלך יום עבודה כדאי לבצע התקשרות נוספת בהקשר של המשימה בעזרת התוכנה לניהול המשימות.
כמובן במידה ועולות בעיות או שאלות , הדרך הקצרה והיעילה ביותר היא שיחת טלפון.
מגדירים משימות ועוקבים אחר הביצוע
בשל המרחק ונגישות נמוכה יותר בין העובדים חשוב ביותר שהמשימות היומיות יהיו ברורות . איך עושים זאת?
בכל תחילת יום מקפידים על כתיבה מדוקדקת של המשימה:
- מה מטרת המשימה.
- מפרטים כל נקודה שצריכים להשלים או לבצע באופן ברור, מסודר והדרגתי.
- מעבירים דוגמאות ויזואליות שניתן לראות כמו תמונות, סרטונים קצרים, סירטוטים וכו'.
- לו"ז ברור לכל תת משימה.
- במשימות מורכבות – מעבר קצר בשיחה טלפונית על כל השלבים.
מומלץ להשתמש בתוכנת Trello , את הסקירה על תוכנה זו ניתן לקרוא כאן.
לגבי משימות יומיות שגרתיות אין צורך בפירוט מפורט ,אבל חשוב לא לשכוח להכניס את כל המשימות לרשימה היומית או לתוכנות ניהול משימות.
אציין שגם כאשר כל העובדים נמצאים במשרד ולא מתקיימת עבודה מרחוק, לא יזיק אם יתבצעו השלבים המתוארים מעלה, מה שיתרום להבנה ברורה של המשימות וכך הן יתבצעו בצורה המהירה והיעילה ביותר.
הבנה ברורה על פי מה כל אחד מהעובדים נמדד
כאשר עובדים מרחוק , לא מעבירים כרטיס בכל פעם שנכנסים למשרד ולא פוגשים את העמיתים ,המהווים חלק חברתי בעבודה משרדית. כדי לדרבן את העובדים לעבוד מרחוק, הם צריכים להבין מה נדרש מהם ועל מה הם מקבלים את שכרם.
מדד ראשון יכול להיות שעות עבודה בפועל, שעות התחברות למערכת החיצונית של החברה . ללא התחשבות בהספק של כל עובד.
מדד נוסף, העובד יכול להימדד על פי ההספק שלו. על פי ביצוע ביחידת זמן. מה שניתן למדוד ולהגדיר. לדוגמא משימה המחולקת לתתי משימות , אמורה להתבצע תוך שמונה שעות עבודה או יומיים של עבודה. הגדרה כזאת למדד יותר נוחה כאשר המשימה מתבצעת על ידי עובד אחד. כאשר קיימת תלות בין אנשים בביצוע המשימה , יש סיכוי לעיכוב בלוח זמנים מה שיכול לגרום למתחים בין העמיתים.
סביבת עבודה ללא הפרעות
בסביבת העבודה המשרדית יש הפרעות לא מעטות : שיחות בין עמיתים, הפסקות קפה ,פגישות וכו. בסביבה הביתית יש יותר שליטה על הפרעות במהלך היום, לכן על כל עובד לדאוג לסביבה שקטה ,בה יוכל להתרכז במשימותיו ליום עבודה פורה. לפני כן יש לדאוג לתנאים בסיסיים ליכולת עבודה מרחוק ,אם זה חיבור מהיר לאינטרנט, גישה למאגרים ותוכנות איתם עובדים במהלך היום והבנה של משימות יומיות .
רוצים לדעת איך מארגנים מקום עבודה פרודוקטיבי ? לקריאה לחצו כאן
מה עבד טוב ומה דורש שיפור כדי שניהול העובדים מרחוק יתנהל בצורה תקינה
איך נדע האם אופן העבודה שישמנו במהלך יום עבודה או תקופה של מספר ימים, עבד והצליח?
קבלת משוב
מנהלי הצוותים צריכים לבקש קבלת פידבק באופן קבוע, לבדוק מול אנשי הצוות ,מה דעתם, מה ניתן לשפר או ליעל, רעיונות חדשים שיכולים לעזור להם לשפר את ההשגים שלהם.
חייבים לשים לב לסימנים המרמזים על חוסר תקשורת או קשיים בעבודה מרחוק , שיכולים לעלות בשיגרת העבודה היומית. האם ישנם מיילים שלא מקבלים מענה, חוסר שיתוף פעולה בשיחות צוות או פספוס פגישות, אי עמידה בלוחות זמנים וכו'.
ניהול עובדים יותר מדי צמוד
כפי שזה נשמע , כמשהו לא חיובי, המנעו מניהול כזה . ניהול צמוד מתבצע כאשר המנהל חושש שהעובד לא יעמוד בציפיות מבחינת איכות והספק העבודה. מה שיגרום למנהל להתקשר כל שעה ולבדוק את התקדמות העובד. כדי להמנע מ"לשבת למישהו על הצוואר" על המנהלים לתאם ציפיות מול העובדים והצוותים, לקבוע יעדים ועדכונים שוטפים ולהתנהל לפי הסעיפים הרשומים מעלה. כך מנהל יתן הזדמנות לצוות שלו להוכיח את יכולתו , את הניהול הצמוד תמיד יוכל ליישם , במקרה וירגיש כי אין התקדמות והצוות לא עומד בלוח זמנים שנקבע.
יצירתיות
מה עבד טוב כשהעבודה התנהלה מתוך המשרד ? האם ניתן להעביר את זה לעבודה מחוץ למשרד? מה חסר לנו כשאנחנו עובדים לבד מהבית? האם ניתן לשלב ? לעבוד בבית ולהרגיש שאנחנו נמצאים במשרד?
במשרד מסוים, מדי חודש ,לקראת סוף החודש, היה נהוג להעביר מספר שעות של מרטון סגירת משימות פתוחות. העובדים היו מתישבים בחדר ישיבות וסוגרים משימות פתוחות ביחד ולחוד. בעבודה מרחוק הם קבעו שעות בלו"ז השבועי למרטון סגירת משימות. כשהגיעה השעה , העובדים נכנסו לזום , פתחו וידיאו והשלימו את המשימות ביחד , סוג של חדר עבודה וירטואלי.
תחקרו על תוכנות חדשות העוזרות לניהול עבודה מרחוק, עם התרחבות התופעה יפתחו יותר אפליקציות חדשות העוזרות ועונות על הצורך של שליטה מרחוק , בקרה ו"תחושת הביחד" .
הצעות לשיפור העבודה מרחוק
הכרות טובה בין אנשים
גם בעבודה מרחוק ניתן ליצור מרחב בו העובדים יכירו אחד את השני טוב יותר, לא רק את הפן המקצועי אלא גם את הפן האישי של כל אחד מהצוות. אם זה בקבוצת פייסבוק סגורה של העבודה , בווטסאפ או אפילו תת קבוצה בסלאק. העובדים יכולים לשתף כל דבר כמו כתבות מעניינות, בדיחות, חידושים ועוד. כל עוד שומרים על כללי התנהגות בסיסיים ולא פוגעים ברגשות של העובדים. מנהל הקבוצה הדיגיטלית צריך לעודד שיח, בכל אופן בהתחלה, כפעולת התנעה. ישנה אפשרות לשחק משחקים המעודדים ומאפשרים הכרות בין אישית, שיפור שיתוף פעולה ולמידה של אחד על השני. משחקים כמו בינגו , כתבית פרסומת על עצמו, שיתוף של אחרים במעשה הטוב/המצחיק שעשה לאחרונה, תחרות נושאת פרסים בנושאים: למצוא פרט מזהה , דימיון או חיבור ועוד. זה הזמן להיות יצירתי או לבקש מזוג בצוות למצוא נושא מעניין .
הוכרה והוקרה
גם כשעובדים מרחוק ניתן לתת הרגשה טובה לעובדים שעושים מאמצים מעבר למקובל, למרות שהרבה יותר קל "להתעלם" מהשגים שמושגים מרחוק. ההוקרה יכולה להיות החל ממייל שכתוב בו "כל הכבוד , תודה על מה שעשית" , יכול להיות כפידבק מילולי במפגש זום קבוצתי וכמובן ניתן לתת מתנה של שובר או בונוס כספי. האפקט של ההוקרה יותר חזק כאשר שאר חברי הצוות מודעים לכך. מה שיכול להוביל בהמשך להשגים דומים בקרב עמיתיו של העובד החרוץ.
גיוס נכון ומתאים
לא כל אחד מעוניין לעבוד מהבית, כיוון שלא לכל אחד זה מתאים מבחינת אופי, משמעת עצמית, סביבה ומיקום. לכן בגיוס עובדים למשרה כזו , חייבים לציין את הציפיות מהעובד ,גם אם מדובר בעבודה מרחוק של יום בשבוע. לבדוק האם היה לעובד ניסיון קודם בעבודה מרחוק, האם היו אתגרים ביישום העבודה ואיך הוא התמודד איתם.
לקבוע באיזה אמצעי תקשורת משתמשים ולאיזו מטרה
קיימות 3 סוגי תקשורת:
- תקשורת מיידית – קיים צורך בקבלת תשובה מיידית מהעובד.
- תקשורת מעמיקה – קיים צורך בסיעור מוחות הסבר מפורט או דיון.
- תקשורת קבוצתית – שיחה מרובת משתתפים כמו ישיבות.
על פי סוג תקשורת נתאים ונשתמש באמצעי תקשורת המתאימה לכך:
- תקשורת מיידת – שיחת טלפון בחברות קטנות או Slack – בחברות גדולות.
- תקשורת מעמיקה – Threads, Workplace – תוכנות בהן הממשק מיועד לקיום דיונים עם משתתפים רבים.
- תקשורת קבוצתית – Zoom או Hangouts.
שיחות וידאו – הצורה הכי טובה לתקשורת מרחוק
חשוב לשים בלוח זמנים היומי שיחת וידיו אחת לפחות, כיוון שהתקשורת ביננו מבוססת רובה על שפת הגוף וטון הדיבור, המלל עצמו מהווה רק כ % 7 בתקשורת בין אנשים. לכן מיילים או הודעות בסלאק או ווטסאפ לא מספיקות להעברת המסר ובניית קשר בין העמיתים.
תקפידו על מפגשים תקופתיים של פנים אל פנים
לעבודה מרחוק בצוותים כשהאשנים מרוחקים אחד מהשני יש יתרונות רבים, אבל חשוב מדי פעם להפגיש בין הנפשות הפועלות יחד , להגביר את הקשר בינהם גם בתחומים אחרים . אם בארגון רק חלק מהעובדים עובדים מהבית , אל תשכחו להזמינם לחגיגות המתקיימות במשרד, אם זה חגים או אירועי חברה, גיבושים בתוך המשרד או מחוץ לו. בחברה בה העובדים מלוכדים קל יותר לעמוד בפני אתגרים ושינויים כיוון שהעובדים הם בעלי מחויבות יותר חזקה לחברה .
אנשים בוחרים ונשארים במקום עבודה על פי מספר מדדים כמו משכורת, האם יוכלו להתקדם מבחינה מקצועית וגם האם החברה מספקת מפגש חברתי, למידה מעמיתים וחוויות מקצעויות יחד עם חוויות חברתיות. לכן חשוב להקפיד על מפגשים משותפים בין העובדים.
יתרונות עבודה מרחוק
בדרך כלל עבודה מרחוק תהיה יעילה יותר ותגדיל את הפרודוקטיביות של העובד. הסיבה לכך היא כי כל עובד מייצר את סביבת העבודה הביתית ומתאים אותה לצרכים שלו כך שיהיה לו יותר נוח לעבוד בה. בניגוד לסביבת העבודה במשרד, בה הסביבה היא אחת עבור כל העובדים שנמצאים בה. העובד צריך להסתגל למה שקיים ולא מה שמתאים לו.
בעבודה מהבית כמות ההעדרויות מהעבודה תפחת. כאשר ניתן לעבוד בבית בלי לצאת ולנסוע למשרד המרוחק, מי שמרגיש לא בשיא בריאותו או חייב להשאר בבית כי ממתין לסידור או שיפוץ, חייב להשאר ולשמור על ילדיו , כל זה מתאפשר כאשר עובדים מהבית.
בסופו של דבר חברה מורכבת מצוות אנשים שהאינטרקציה בינהם משפיעה על הצלחת החברה. לכן על המנהלים :
- לתת תקציב למפגשים חברתיים פנים מול פנים
- להכיר את הכלים השונים , המגוונים והמתחדשים הקיימים בשוק העוזרים והמסייעים לעבודה מרחוק
מספר כלים לעבודה מרחוק:
Chatter – רשת חברתית פנים ארגונית . משמשת לשיתוף של חדשות, מידע ועדכונים שותפים. בנוסף ניתן לשאול שאלות ולראות תגובות של כלל החברה.
Hangouts – ה"זום" של גוגל, מאפשר לשלוח הודעות, לנהל שיחות קוליות או וידיאו , מעולה לפגישות פורמליות וגם למפגשים חברתיים וירטואליים.
Quip – מאפשר לעבוד בשיתוף פעולה על מסמך אחד, ניתן להכניס תיוג או צ'אט , לעבוד ביחד ממקומות שונים על אותו המסמך.
Notion – ניהול ומעקב אחר משימות, מאפשר פיקוח ובקרה של משימות משותפות על פרויקטים. עוזר לצמצם את כמות המיילים, לבדוק איזה משימות כבר בוצעו ומתי, לאתר קבצים ומסמכים הקשורים לפרויקט ספציפי. ישנה אפשרות ליצור עמוד עם רשימת היעדים והמשימות בו כל אחד מהצוותים או עובדים יעדכנו את התקדמותו. כך המנהלים והעמיתים יכלו לעקוב אחר התקדמותו של הפרויקט.
Threads – תוכנה המאפשרת לנהל דיון מרובה משתתפים מכל מקום. במקום להתכתב במייל , בו ניתן ללכת לאיבוד מרוב השירשור, ב Threads ניתן לקיים סיעור מוחות , לשתף מהידע של כל אחד מהעובדים בסוגיה ספציפית. מה שיוצר מרחב נוח וידודתי לדיונים ומאפשר מעקב אחר תהליכים שונים שמתקיימים בחברה.
Workplace – פייסבוק נכנסה לתקשורת פנים ארגונית על ידי רשת תקשורת ושיתוף, בה צוותי עבודה יכולים לתקשר בקלות , ליצור קהילות מקצועיות, לקבל עדכונים למקום שהעובד יבחר אם זה בדך הראשי, במייל או אפלקציה בסמארטפון. יש אפשרות לצ'אט קבוצתי, שיחות וידאו והודעות אישיות. כמו פסייבוק פרטי אבל פנים ארגוני .
Anydesk – כלי לשליטה מרחוק. מספק שליטה וגישה למחשבים אישיים מרחוק בעזרת מחשב או מכשיר נייד .
אין ספק כי בעבודה מרחוק יש יתרונות ומספר חסרונות , אבל אם חושבים על העתיד , חברות רבות יעברו עם הזמן לעבודה מחוץ למשרדים, הן בגלל החסכון בעלויות והן בגלל היעילות וניצול הזמן בו עובדים ולא עומדים בפקקים.
